Fases del Proceso de la Negociación

Las fases estándares de un proceso de negociación son las siguientes:

1-      Prepararse

2-      Escuchar y presentar nuestra posición

3-      Buscar alternativas

4-      Hacer un movimiento de concesión

5-      Conclusión, acuerdo y compromiso.

1-      Prepararse

Este es el punto principal para obtener el éxito en cualquier proceso de negociación. Antes de cada reunión debemos prepararnos, y después de cada reunión tendremos que ver que progresos hemos alcanzado, para así poder preparar la próxima reunión.

Prepararse es describir el camino que nos debe llevar al acuerdo, para esto el primer paso es definir los intereses, esto es, ¿Qué es lo que nos motiva a tomar  una determinada forma de actuar? La determinada forma de actuar es lo que reconoceremos como posición, que es aquello concreto que qué se desea (más dinero, más ventas, condiciones especiales de pago, salir hasta las diez de la noche…). Es importante si hay más de un interés que los evaluemos y prioricemos,  no vaya a ser que durante el proceso de la negociación, alguno de ellos se nos pierda por una cesión repentina.

Tan importante como conocer nuestros intereses es el descifrar los intereses de la otra parte, en la medida que conozcamos más a la otra parte estaremos en una disposición más positiva para la negociación, ya que si satisfacemos los intereses de la otra parte nos va a ser más fácil el poder satisfacer los nuestros. La fórmula que mejor funciona para reconocer los intereses de los demás y conocer la importancia que tiene para ellos, es la de ponerse en el lugar de la otra parte y preparar las distintas opciones que puedan satisfacerlos. Cuanto más sepamos de ellos mayores posibilidades tendremos de influir. Un error común en negociación es insistir en una sola opción.

El tener más de una opción nos va a facilitar también el poder evaluar distintas alternativas. Dentro de las alternativas la más importante es la de evaluar que pasaría si no negociamos. Esto, conocido como BATNA, debe ser considerada como una alternativa, si lo que tenemos actualmente es mejor que el resultado que puedo obtener con la negociación, entonces lo mejor es suspender la negociación. A la vez que valoramos nuestro BATNA, es importante, en la medida de nuestras posibilidades, medir el BATNA de nuestros oponentes.

Una vez llegado a este punto, y justo antes de iniciar la negociación, lo que debe hacer es preparar la propuesta o propuestas que va a presentar. Una propuesta no es una opción, una propuesta es algo con lo que nos comprometemos.

2-      Presente una propuesta/Escucha la propuesta que te presentan

 Debemos presentar siempre nuestra propuesta de una forma CONCISA y CLARA, para que no queden dudas a nuestro oponente.

 Para la presentación de una propuesta debemos tener en cuenta los 3 siguientes parámetros:

 a-      Aspirar a algo grande

A veces nos marcamos objetivos poco ambiciosos por el miedo a fallar, o a que no parezca que pedimos demasiado. Como la otra parte NUNCA le va a otorgar lo que usted NO solicita, sea ambicioso pero realista, y que siempre obtenga sus intereses.

b-      Prepararse para retirarse

Si no podemos lograr lo que deseamos, debemos estar siempre evaluando si lo que “aún” podemos obtener sigue valiendo la pena para cubrir nuestros intereses.

 c-       Tener presente nuestro BATNA

Si no podemos lograr lo que deseamos debemos tener un plan de retirada preparado. En las negociaciones no siempre obtendremos lo que buscamos.

Es importante tener en cuenta que la propuesta que vayamos a presentar se focalice en los interese NO en las posiciones

NO acepte nunca una primera oferta. Si esta es lo suficientemente buena como para aceptarla, y es la primera que nos hacen, seguro que podremos mejorarla, con lo cual la paciencia es uno de los mejores aliados en un proceso de negociación.

3-      Buscar alternativas, estudiar las distintas opciones y ver los puntos débiles de nuestro oponente.

Durante esta fase vamos a tener una idea de por dónde pueden ir los tiros y como puede terminar la negociación.

Para poder cerrar la negociación con éxito debemos conocer muy bien a nuestro oponente, cuáles son sus intereses , cuáles son sus puntos débiles, hasta donde está dispuesto a conceder, que prisa tiene, en cerrar el acuerdo si tiene él o no la última palabra, quien más está involucrado en la negociación,….La herramienta de la que disponemos para llevar a cabo esta prospección son las preguntas. De forma abierta o cerrada debemos siempre estar preguntando al cliente y orientando nuestras preguntas de forma que nos den la información que buscamos. Es importante también en esta fase dar a conocer hasta donde estaríamos dispuestos nosotros a llegar para ver cómo reacciona nuestro oponente.

 4-      Moverse a conceder y conceder

Una vez conocemos ya los intereses de nuestro oponente y si seguimos viendo que es interesante para nosotros llegar a un acuerdo (el acuerdo será mejor que nuestro BATNA), es l momento de acercar nuestras posiciones, influenciando en el oponente para que se acerque a la nuestra. Si hemos iniciado la negociación con unos intereses “muy grandes” deberemos de ceder en algunos, ojo a las prioridades! para acercarnos a nuestro oponente.

Esta fase debe hacerse con seguridad y mostrándole a nuestro oponente en que tenemos interés en cerrar un acuerdo, nunca debe ser vista como un punto de debilidad, concedemos por qué lo que vamos a obtener, es o forma parte de nuestro objetivo final.

5-      Conclusión, acuerdo y compromiso

 

En esta última fase es importante que quede claro que vamos a hacer y que NO vamos a hacer.
Para ello es muy importante que el compromiso refleje lo siguiente:

–          Que los acuerdos queden en un documento validado por todas las partes

–          Que este documento describa exactamente que incluye y que no incluye

–          Que queden claras cuales son las siguientes etapas a realizar

–          Que se defina exhaustivamente quien está implicado y quien no

–          Que se definan las responsabilidades

–          Que se establezca un mecanismo de seguimiento y control

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