Los vendedores son uno de los activos más productivos de una compañía y también son uno de los más caros. Determinar la cantidad óptima representa varios dilemas fundamentales. De una parte aumentar la cantidad de vendedores hará crecer el volumen de ventas, pero también aumentará los costos. Encontrar el equilibrio óptimo, si bien es algo difícil, también es de vital importancia para el éxito de una empresa.

Existen varias técnicas para determinar el tamaño de la fuerza de ventas de campo. Los principales métodos son, el método del porcentaje de ventas o descomposición y el método de la carga de trabajo.

 1.-Método del porcentaje de las ventas o descomposición:

La venta promedio generada por una persona de ventas se divide con el pronóstico de ventas para obtener una representación del tamaño de la fuerza de ventas. Ni el método de la descomposición ni la variante del porcentaje de las ventas tienen mucho para recomendarlos (además de la simplicidad) porque cada uno ignora la interacción entre el número de personas de ventas y las ventas, así como los factores que influyen sobre la productividad de las personas de ventas.

– Ventaja: es un método de rápida realización

– Desventaja: la lógica de este método es a la inversa. Trata el tamaño de la fuerza de ventas como una consecuencia de volumen de ventas, cuando la determinación de la cantidad de vendedores que se necesitarán debería ser un elemento activo del plan general de Marketing estratégico. Así mismo el cálculo de las ventas por vendedor puede constituir un problema porque no toma en cuenta las diferencias de: 1. los grados de capacidad de los vendedores, 2. el potencial de los mercados que cubre y 3. el grado de competencia entre los territorios de ventas. Además el método de la descomposición no toma en cuenta la rotación de personal en la fuerza de ventas. Por lo general, los vendedores nuevos no son tan productivos como los que llevan varios años en el trabajo. Es posible modificar la fórmula para dar cabida a la rotación de personal en la fuerza de ventas, pero entonces perderá parte de su sencillez y atractivo conceptual.
Por último un inconveniente fundamental del método de la descomposición es que no considera la rentabilidad. En él, las ventas son un fin y no un medio para llegar al fin. La cantidad de vendedores se determina en función del grado de ventas pronosticadas y no como determinante de las utilidades pretendidas.

2.-Método de la Carga de Trabajo:
También conocido como método de agregación, y consiste en que todo el personal de ventas debe cargar sobre sus hombros una cantidad igual de trabajo. La administración calcula el trabajo que se necesita para atender todo un mercado. Así calcula el total en función de la cantidad de cuentas, la frecuencia de las visitas que requerirá cada una de ellas y la duración de éstas, A continuación, divide el cálculo entre la cantidad de trabajo que un vendedor puede manejar y el resultado es la cantidad total de vendedores que requiere. Para aplicar éste método se deben tener en cuanta las siguientes consideraciones:

Consideraciones con respecto a los clientes
Número de Clientes
Tiempo de vista
Frecuencia
Consideraciones con respecto a las Empresas

 Tiempos de desplazamiento
Tiempos administrativos
Tiempo Total Laboral
Tiempo para ventas

Ejemplo: Una empresa requiere calcular el Número de vendedores que requiere sabiendo que tiene 500 clientes, segmentados en tres tipos y cuenta con la siguiente información:

  

Adicionalmente, la empresa sabe que el tiempo desplazamiento de los vendedores es del 8%, el de Administración del 9%, los vendedores laboran de lunes a viernes 8 horas al día.

 Lo primero que se requiere es trabajar todas la unidades en una sola unidad de tiempo (para este ejercicio se hará mensual). Posteriormente se calcula el total de horas al mes se requieren para atender todo el mercado:

 El resultado obtenido corresponde al número de horas al mes que se requieren para atender los 500 clientes. Ahora se requiere calcular las Horas efectivas de visitas por vendedor, es decir, descontar de las horas laborales los tiempos de administración y desplazamiento: 8 horas/día de lunes a viernes = 160 Horas/mes, menos el 17% = 132 Horas/Mes Efectivas. Ahora si podemos dividir el total de horas que requiere el mercado sobre las Horas/Mes Efectivas por vendedor: 1960/132 = 14,85, es decir, 15 Vendedores.

-Ventajas: es una forma empleada comúnmente para determinar el tamaño de la fuerza de ventas. Tiene varias características atractivas. Es fácil de entender y reconoce, explícitamente que distintos tipos de cuentas requieren que se visiten con diferentes frecuencias. La información está disponible o puede obtenerse sin grandes dificultades.

– Desventajas: No considera las diferentes respuestas a las ventas de distintas cuentas que reciben el mismo esfuerzo de ventas. Dos cuentas del tipo A podrían responder a formas distintas al esfuerzo de ventas. Una podría esta contenta con los servicios y productos de la empresa y seguir colocando pedidos a pesar de que el vendedor la visite cada semana. La otra, que hace la mayor parte de sus negocios con un competidor, estaría dispuesta a cambiar a él parte de sus pedidos si tiene un contacto frecuente. Asimismo, el método no toma en cuenta factores como el costo por atender la cuenta y los márgenes brutos sobre la mezcla de productos que compra la cuenta.

Por último el método supone que todos los vendedores emplean su tiempo con la misma eficiencia. Algunos son más capaces de planear sus visitas de manera que generan más tiempo para las ventas directas. Los que están en territorios geográficos más pequeños pasarán menos tiempo viajando y más vendiendo. El método de la agregación no considera éstas dimensiones explícitamente.