Resolución de problemas y Toma de decisiones. La Metodología (y 3)

La metodología es un conjunto de métodos que se utilizan en una determinada actividad con el fin de formalizarla y optimizarla. Determina los pasos a seguir y cómo realizarlos para finalizar una tarea.

Para la resolución exitosa de problemas y la toma de decisiones efectiva os propongo una METODOLOGIA que os va a facilitar el camino. Una metodología que se basa en tratar las causas al mismo tiempo que tratas los síntomas, y en definir correctamente el objetivo a conseguir 

1.- ANÁLISIS

Algunas veces es un proceso muy rápido – donde tú puedes entender con claridad la situación y no hay un problema real existente. Pero a menudo es un proceso largo y exhaustivo que tiene que ser analizado con suma cautela antes de proceder a una decisión de cómo resolverlo apropiadamente; recuerda separar los síntomas o efectos (aquello observable que indica que tienes un problema) de las causas (el factor crucial que genera los síntomas). Tú debes enfocarte en curar la causa del problema al mismo tiempo que tratas los síntomas.

2.-OBJETIVO

Establezca un objetivo que desee lograr como resultado final. Este resultado puede ser el CAMBIAR una situación, CREAR una nueva situación o MANTENER una situación existente. El objetivo debe estar obviamente vinculado con el nivel de Análisis, debiendo ser un análisis receptivo y abierto sin asumir o tomar decisiones. El camino recomendado para esclarecerlo es expresarlo en forma de pregunta.

            Ejemplo:       ¿Cuál es el mejor camino para…?

                                 ¿Cuál es la mejor manera de…?   

3.-FACTORES

Idealmente, tu debes identificar los factores (criterio/parámetros/variables) que van a influir en tu decisión final antes de que pienses en la gran variedad de alternativas – esto reduce el elemento subjetivo que siempre está presente en la toma de decisiones. Identifica estos factores como ESENCIALES Y DESEABLES y enlístalos separadamente. Es de ayuda, usar las siguientes aseveraciones para identificar y clasificar factores:

“Cualquier solución (o soluciones) que adoptemos PUEDE O NO PUEDE…”
“Cualquier solución  (o soluciones) que adoptemos DEBE O NO DEBE…”

Usa como lista de revisión para identificar los siguientes factores:

            –          Recursos Financieros

            –          Recursos Humanos

            –          Recursos de Aprovisionamiento

            –          Aceptación Interna

            –          Aceptación Externa

Es posible avanzar al nivel de “Alternativas” sin tener que estudiar el nivel “Factores” – efectivamente en apariencia es mucho más sencillo hacerlo – pero si se hace, esto podría llevar a una decisión final de menor objetividad.

4.-ALTERNATIVAS

 Tú puedes producir tantas o tan pocas opciones de alternativas como quieras – el tiempo es una variable y la cantidad de personas implicadas en el proceso de toma de decisiones es otra. Las opciones pueden bien, ser producidas por un Pensamiento Estructurado (“hemisferio izquierdo”) o por un Pensamiento No Estructurado (“hemisferio derecho”). Tú vas a generar más ideas y por ende muchas más opciones si usas técnicas del Pensamiento No Estructurado (ejemplos: lluvia de ideas, gráficas y redes, reversas y conexiones al azar).

5.-SELECCIÓN

La mejor selección es aquella que reúne los factores esenciales y la mayoría de los factores deseables sin exponerte a riesgos inaceptables. Algunas veces es simple decidir que opción es la correcta, por lo general igualmente, no es tan fácil y es necesario asumir algún tipo de compromiso o riesgo.

Las opciones no necesariamente deben ser excluyentes entre sí, a menudo una combinación de éstas, es empleada.

6.-RECOMENDACIÓN

Usualmente una decisión tiene que ser aceptada por otros para ser implementada exitosamente. Cómo hagas tu recomendación y “venta” de tus ideas será la clave para contribuir con todo el proceso. Es apropiado explicar el por qué de tus recomendaciones y los beneficios que resulten de la toma de decisión final.

7.-IMPLEMENTACIÓN

A menos que la decisión sea implementada correctamente, el proceso se transformará en una pérdida. Tú debes asegurarte que todos los involucrados cumplan con su parte del proceso y generen los resultados esperados. Una compleja decisión necesita un enfoque profesional, desde la óptica de la gestión de proyectos para su correcta implementación.

Beneficios de la metodología:

  • Desde el punto de vista de la empresa:
      • Facilita la tarea de planificación
      • Facilita la tarea de control y seguimiento del proceso de toma de decisiones
      • Mejora la relación coste/beneficio
      • Optimizar el uso de recursos disponibles
      • Facilitar la evaluación de resultados y el cumplimiento de objetivos
  • Desde el punto de vista del que va a recibir los efectos de la decisión:
      • Garantiza el nivel de calidad de las decisiones
      • Garantiza los plazos en la resolución de problemas
      • Definir el ciclo de vida del proceso de resolución de problemas, sobre todo en la situaciónes de problemas importantes y con muchas partes implicadas

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