Como hay muchos clientes que aplazan su decisión de compra durante semanas, meses o años , es FUNDAMENTAL cerrar ventas con otros clientes. Por tanto, siempre hay que tener presente el Embudo de Ventas y este debe estar repleto de potenciales clientes porque hay algunos que entran y tardan en salir (cierre de la venta) y otros que se firman enseguida. Para organizar un embudo lo dividimos en 6 partes:

1- Recibido información.
2- Contacto Telefónico con interlocutor correcto.
3- Visita realizada.
4- Presupuesto Enviado
5- Firma
6- Cliente Perdido

Así, un embudo sano tendrá una gran cantidad de 1 y 2 y lo normal es que vaya decreciendo según sube por el embudo. Sin embargo si no tienes muchos clientes en el punto 1, cuando hayas cerrado un par de contratos, estarás otra vez en el dique seco durante semanas o meses. La incapacidad de algunos comerciales de organizar su embudo es causa de frustración y de abandono.
Tener un embudo repleto de 1,2 y 3 garantiza que por muy malo que sea alguien como comercial, tendrá un porcentaje determinado de ventas al final del mes.

El embudo sirve para planificarnos bien y realizar una previsión más «científica» y objetiva de nuestras verdaderas posibilides. Es decir, veamos un embudo hipotético:

1- Recibido información. 2% (mide la efectividad de la campaña)
2- Contacto Telefónico con interlocutor correcto. 50% (efectividad del teleoperador o captador)
3- Visita realizada. 50% (idem)
4- Presupuesto Enviado 50% (capacidad de tratar objeciones)
5- Firma 10% (capacidad de cierre)
6- Cliente Perdido

Explicación de porcentajes:
Imaginemos que enviamos 10.000 folletos.
1- Un 2% los recibe y contactamos con ellos = 200 contactos
2- En el 50% de estos contactos damos con el interlocutor válido. = 100 contactos
3- El 50% de esos contactos está dispuesto a recibirnos = 50 visitas
4- El 50% está dispuesto a recibir presupuesto o nos da información para poder hacerlo o etc… = 25 presupuestos
5 – El 10% nos firma el contrato = 2 clientes.

Como veis, esta herramienta es muy poderosa porque permite realizar benchmarking y también porque con hacerlo durante un tiempo nos ayudará a saber cuantas llamadas tenemos que hacer teóricamente para captar un nuevo cliente.

Son muchos los modelos de PIPELINE que se pueden implementar a fin de lograr una óptima gestión de las ventas; sin embargo, el resultado final debe permitir al usuario:

• Identificar la tasa de conversión de ventas en euros: dividir el valor de los potenciales clientes en euros, entre el valor de las ventas.

• Identificar la tasa de conversión de ventas en clientes: dividir el número de potenciales clientes entre el número de clientes con el que se cierran negocios.

• Identificar el valor mínimo que se debe tener en cada etapa del PIPELINE, si se quiere alcanzar un resultado (FORECAST ó PRESUPUESTO) establecido.

• Concentrar las acciones comerciales, ya sea para sembrar (leads), investigar (prospectos, oportunidades y oportunidades calificadas), estimular el cierre (propuestas y negociaciones) o para depurar el PIPELINE abandonando algunas oportunidades.

• Medir el impacto de campañas comerciales o de marketing

En el caso de directores de ventas el PIPELINE permite medir la efectividad de cada vendedor e identificar las mejores prácticas para estandarizarlas.