Puedes seguir todas las directrices que existen para celebrar de una reunión eficaz, pero las cosas pueden no salir como tu esperabas. La mejor manera de gestionar los potenciales problemas es preparar la reunión con anticipación y así poder actuar en el momento adecuado para que la reunión vuelva sobre los temas previstos a tratar.

Para ello debes tener en cuenta 3 puntos:

1- Piensa en los participantes.

¿Hay un charlatán en su grupo? Si es así, pídele que enfoque sus comentarios sobre los aspectos a tratar. ¿Un crítico constante? Dale que el papel principal en la discusión. ¿Una persona con un hábito de llegar tarde? Déle un trabajo que hacer durante la sesión.
Asegúrate de que todo el mundo tiene un papel.

2- Céntrate en los temas.

Si una persona está acaparando la conversación, empieza a vocalizarte en él. Esto llama la atención del grupo hacia ti, coges el papel de protagonista y cuando ya lo tienes, le das las gracias y le das la palabra a otro participante con un , ¿Y tu que piensas sobre este tema?. Automaticamente la primera persona se callará para escuchar.

3- No tengas miedo del silencio.

Permitir el silencio durante un minuto – la gente necesita tiempo para procesar. Pregunta si se debe aclarar algo, si es necesario, aclarar los puntos y sigue llevando el control de la reunión. Los silencios son necesarios, no todas las personas pensamos igual de rápidos. Algunas veces el convocan de la reunión hace tiempo que está trabajando sobre un tema, pero los demás lo ven por primera vez, y necesitan su tiempo.

El 80% del éxito de una reunión está en su preparación