El consultor de productividad David Allen (2001) ha propuesto un enfoque sencillo y eficaz para la gestión de las tareas o actividades del día a día. El método se conoce como «Getting Things Done» o GTD. GTD está destinada a minimizar el estrés y la ansiedad, a la vez que maximizar la productividad-en el sentido de maximizar el número de tareas útiles realizadas, no en el sentido de lograr al máximo un objetivo dado.

El resultado previsto de la aplicación de GTD es ser capaz de mantenerse al día con un alto flujo de trabajo de una manera relajada. El principio fundamental es conseguir que todo lo que te está molestando quede fuera de tu mente colocado en una memoria externa confianza (sistema de archivos), para que puedas concentrarte en lo que realmente tienes que hacer ahora.

La gran ventaja del GTD es que es una opción personal, es decir, no necesitas que toda la empresa esté trabajando de la misma forma, como si ocurre con otros métodos.

El método GTD utiliza las siguientes etapas:

1- Recopilar

2- Procesar

3- Organizar

4- Revisar

5- Actuar

1- RECOPILAR

Recopila todas las tareas que merecen tu atención y que sean importantes para ti como, correos electrónicos, llamadas telefónicas, notas, cartas, etc… guárdalos  en “recipientes” externos y/o electrónicos (bandejas de entrada, buzones de correo electrónico, blocs de notas, mensajes de voz, etc) . Utiliza tan pocos recipientes como puedas.
Una vez recopilado, el siguiente paso es Procesar y Organizar el material recopilado para ir vaciándolo de forma regular.

2- PROCESAR

Procesar significa tomar decisiones sobre cada una de las tareas que has recopilado. Empieza por la de arriba, sin tener en cuenta su importancia relativa y toma decisiones de futuro orientadas a la acción sobre cada una de las tareas, de una en una, hasta el final. Te puedes encontrar con dos situaciones:

–       Qué la tarea no te permita realizar ningúna acción.

–       Qué la tarea SI te permita realizar alguna acción

Si en alguna tarea no puedes realizar ninguna acción debes decidir una de estas 3 opciones:

–       Tirárla  a la papelera

–       Dejarla a un lado por si más adelante la necesitas

–       archívala como referencia para tenerlo a mano

Si la tarea es accionable decide cuál va a ser la próxima acción física y Organízala.

3. ORGANIZAR

Agrupa las tareas accionables en categorías identificables y revisables. Las 3 categorías son:

–       Si la acción requiere menos de dos minutos, hazla.

–       Acciones a delegar, ponla en la “lista de espera”.

–       Lista de Proyectos pendientes (pospón la actividad y ponla en una lista de próximas tareas  o en una carpeta de acciones pendientes y en el Calendario)

POR ENCIMA DE TODO: NO DEVUELVAS LA TAREA AL CAJÓN!!!!

 4- REVISAR

Revisa gradualmente el proceso, para mantenerlo todo funcionando y así te permitirá ser más eficiente y productivo.¿Con qué frecuencia debes revisar el sistema?

1-    Diariamente:

– El Calendario y la “lista próximas tareas”

2-    Semanalmente:

– Lista de Proyecto

– Tareas a delegar

– Tareas en Lista de Espera

3-    Mensualmente:

– Panorama completo

5- Actuar

 Para actuar es imprescindible tener todas sus listas de tareas pendientes hasta a la fecha a mano, y decidir ¿qué debe hacer en este momento? Para este paso Allen propone “El modelo de los 4 criterios” para decidir la acción a hacer en cada momento. Este modelo tiene en cuenta los siguientes factores en el orden indicado :

1 . Contexto: ¿Qué se puede hacer aquí y ahora? 

No se pueden hacer las mismas acciones cuando te encuentras en tu mesa como cuando estás caminando en la calle. El contexto limita sus opciones a las tareas que puedes llevar a cabo. Si tu tienes un gran número de acciones pendientes , se recomienda clasificarlos por el contexto ( «oficina», » casa» , » calle » , “avión”, etc ) , por lo que las acciones que requieran el mismo contexto se pueden realizar fácilmente juntas.

2 . Tiempo disponible : ¿Cuánto tiempo tienes ahora?

Ajustar la duración de la próxima acción que elijas a la cantidad de tiempo disponible : si el tiempo es limitado, hacer acciones cortas.

3 . Energía disponible : ¿Cuánta energía tienes en este momento?

Adapta tu elección  de acción a realizar a tu nivel de energía física y mental : cuando estás cansado hacer sólo las acciones de rutina y mantener acciones difíciles para cuando estés con más energía.

4 . Prioridad: ¿Cuáles son tus prioridades?

Dado el contexto , el tiempo y la energía disponible , ¿qué acciones se deben hacer primero ?