Toma de decisiones

Como hacer un Mapa de Empatía

/ Francesc Mas / 3 comentarios

Mapa-de-empatíaEl Mapa de Empatía es una herramienta que nos permite conocer al cliente con mayor profundidad y nos permite intuir que es lo que puede pasar en el futuro. A diferencia de otras herramientas que son más de observación, el Mapa de Empatía nos permite utilizar la imaginación para poder pensar en el futuro, ¿qué podría pasar si…..? Haremos un mapa de empatía del cliente o clientes (distintos clientes pueden responder de forma diferente ante un mismo input) en función de lo que queramos explorar, una situación actual de servicio, una innovación, imaginar un cambio en un producto, etc… El Mapa de Empatía nos permite ver como se comportan o podrían comportarse los diferentes targets de clientes. Por ello, es una herramienta muy valida en innovación.

La herramienta tiene en cuenta 4 variables que, según el modelo de XPLANE, está representadas por una cara. Las variables son:

1-¿Qué ve el cliente?: cuál es su entorno y cómo es; qué amistades posee; qué propuestas le ofrece ya el mercado…
2-¿Qué dice y hace el cliente?: cuál es su actitud en público, qué aspecto tiene, cómo se comporta, qué comentarios hace,…
3-¿Qué oye?: qué dicen (o le dicen) sus amistades, su familia, su personal, a través de donde y como le llega la información, ¿oye los mismo él que su entorno?
4-¿Qué piensa y siente?: qué es lo que realmente le importa; cuáles son sus principales preocupaciones, inquietudes, sueños y aspiraciones, ¿en qué está centrado?.
Una vez finalizadas estas 4, se concentran en 2:

1- Cuáles son los esfuerzos que realiza: a qué le tiene miedo; cuáles son las barreras y obstáculos que se encuentra para obtener lo que desea; con qué riesgos se tropieza en su camino y debe asumir; qué esfuerzos o riesgos no asumirá…
2- Cuáles son los resultados, los beneficios que espera obtener: cuáles son sus necesidades o deseos reales; cómo mide el éxito, en función de qué; cómo podría alcanzar sus objetivos…

Al finalizar tenemos un Mapa de Empatía que representa al cliente o clientes frente a una nueva o actual situación, innovación, etc…

 

Las 5 Etapas de la Toma de Decisiones del Cliente

/ Francesc Mas / Deja un comentario

AlternativasPara algunas personas, tomar una decisión puede ser algo aterrador, ya que tomar una decisión significa cortar con cualquier otra alternativa. Es decir, significa la posibilidad de haber tomado la decisión equivocada. Esto último es lo que genera temor.

¿cuál es el proceso que la mayoría de la gente hace para tomar una decisión?

1) El reconocimiento de que tiene un problema o algo que solucionar.

Hasta que eso está claro, las personas se quedan en su zona de confort y no ven la necesidad de un cambio en el status quo. La única razón para tomar una decisión tiene que ver con el hecho de que la situación actual no coincide con lo que él o ella piensa que debería ser la realidad.

2) Búsqueda de soluciones.

Una vez reconocido el problema, empieza la búsqueda de la solución. Varios son los criterios que se tienen en cuenta para determinar lo que sería un resultado exitoso en la situación actual. Estos criterios van a tener relación con los objetivos de cada persona, precios más económicos, mayor rapidez, menos presión, …

3) Evaluar las soluciones disponibles.

Tan pronto como se han verificado las posibles soluciones, el siguiente paso es sopesar el potencial de cada alternativa. «¿Me ayudará a alcanzar mis metas? ¿Se ajusta a mis criterios de decisión? ¿Será una opción mejor que cualquier otra?» 
Al evaluar, la perspectiva es capaz de sopesar las consecuencias de cada opción y así disminuir el temor a tomar la decisión equivocada.

4) Tomar la decisión.

Este es el punto crucial y determinará el éxito de todo el proceso. Al llegar a este punto, el decisor ha evaluado los pros y los contras y toma la decisión correcta respecto a los criterios en los que está basando su decisión.

5) Evaluación de la Decisión.

La decisión final puede tardar minutos, horas, días o semanas, pero cuando se ha tomado, el siguiente paso es ver el valor de la decisión en tiempo real. Ver si está a la altura de las expectativas. Para ello debe estar constantemente evaluando la decisión, ya que si se aleja de las perspectivas debe modificarla y buscar otra opción, y volver a aplicar el mismo proceso.

Establecer un procedimiento reduce el temor, incrementa la seguridad y da información para el cambio, si es necesario.

5 pasos esenciales para eliminar el miedo

/ Francesc Mas / 1 comentario
Vencer el Miedo

Vencer el Miedo

El miedo es una de las emociones más debilitantes que un ser humano puede experimentar. Puede detenerte emocional y físicamente para realizar incluso las tareas más mundanas, si el nivel de miedo experimentado es alto.
Si estás preocupado por una próxima reunión, para la que no te has preparado lo suficiente lo que sucede es que aparece el miedo.
Los psicólogos nos dicen que el miedo es un mecanismo de protección o respuesta que el cerebro emplea cuando se da cuenta de que se enfrenta a una situación peligrosa, difícil o que puede producir dolor. La respuesta de miedo surge de la percepción del peligro que conduce a la disyuntiva de escapar de / luchar contra la amenaza , que en casos extremos de miedo (el horror y el terror) puede ser una respuesta de parálisis.

La respuesta que desencadena el miedo pueden hacernos parecer un manojos de nervios frente a los clientes, los verdaderos tomadores de decisiones.

Lo que tenemos que saber es, porqué estamos en esta situación, conocer bien cual es nuestro propósito y tener siempre presente nuestro objetivo

¿Qué podemos hacer si nos enfrentamos a una situación que nos da miedo? 

1. Analizar y preguntarnos ¿Qué es lo peor que puede pasar?

Cuando estamos ansiosos por algo, puede ayudar pensar que la cosa podría ir peor. Por ello es bueno tener un análisis previo de cual podría ser la peor situación. Por ejemplo, si estamos esperando que un cliente nos atienda y estamos nerviosos por qué desconocemos que temas nos puede preguntar, tenemos que tener presente que sería peor no haber podido contactar con él. Incluso si una presentación, una llamada telefónica o una reunión van muy mal, lo más probable es que se ha hecho lo mejor que se ha sabido, y pueden ser fuente de aprendizaje para la siguiente situación.  
Si empiezas a sentir un latido del corazón rápido o las palmas sudorosas, lo mejor es no luchar contra esta situación. Afróntala. Quédate donde estás y simplemente siente el pánico sin distraerte. Coloca la palma de la mano sobre el estómago y respira lenta y profundamente (no más de 12 respiraciones por minuto) y ayudarás a calmar el cuerpo.
Puedes tardar un poco de tiempo, pero finalmente el pánico va a desaparecer por sí solo. El objetivo es ayudar a que la mente se acostumbre a hacer frente a pánico. Lo peor que te puede pasar es perder el control.

2. Vive el momento. Acepta el temor.

Los temores tienden a ser mucho peor que la realidad. A menudo, los vendedores que han recibido algún no piensan que cada llamada va a ser no. No somos adivinos, con lo cuál no sabemos que va a suceder en la próxima llamada. Si el vendedor vive el momento, y separa una llamada de la otra, ve que las llamadas no están interrrelacionadas, y que a veces es si, que a veces es no y que cuando es no lo es por diversos motivos.

Hay personas que a veces se dicen a sí mismos que son un fracaso porque no alcanzaron sus objetivos de una determinada campaña. En este momento esto les hace sentir muy mal, pero cuando reconocen estos temores como normales, la ansiedad a menudo desaparece.

3. No esperes la perfección

No todo es blanco o negro. Las personas que están constantemente buscando la perfección tienen tendencia a un alto grado de ansiedad.
La vida está llena de tensiones, sin embargo, muchos de nosotros pensamos que nuestra vida debe ser perfecta. Los malos días y retrasos siempre sucederán, y es esencial recordar que la vida es desordenada. Vivimos en el caos permanente.

4. Vuelve a las cosas que realmente te llenan

Dormir bien, estar con tus amigos, o pasear son, a menudo,  la mejor cura para la ansiedad. La forma más fácil conciliar el sueño cuando las preocupaciones están en espiral a través de la mente puede ser dejar de tratar de quedarse dormido. Es decir, trata de mantenerte despierto y verás como te dormirás.

5. Prémiate

Muchas veces el problema está en que no nos sentimos premiados. Vivimos en un mundo de presión constante y donde solo hay espacio para el éxito, y lo que no es éxito es fracaso o no tiene importancia. Nadie acepta que un NO o diez NO, son cosas normales que suceden. Hace poco en uno de mis talleres les pregunté a un grupo de directivos si felicitaban a sus equipos por llegar a la hora al trabajo; la cara que pusieron era de si yo estaba loco, uno de ellos me dijo:«¿Porqué tendría que felicitarles si es su obligación?», mi respuesta fue «Por el mismo hecho que les riñes cuando llegan tarde». Ahora leyendo este post seguro que muchos de vosotros pensaréis que premiáis a vuestro equipo: La mejor forma de saberlo es preguntándoles a ellos.  Premiar, y sobre todo premiar el éxito después de que alguien ha pasado miedo, tiene un efecto muy beneficioso sobre el cerebro, ya que éste va a asociar este éxito con la superación del miedo y esto le va a ayudar para la próxima vez.

Puede que tus miedos estén obstaculizando tu éxito en ventas.  Utiliza una de las cinco ideas, o las cinco, pero no dejes que el miedo te supere. 

Tu no eres el único que experimenta miedo. Todo ser humano, sin importar el grado de confianza que aparente, tiene miedos, así que pon en marcha un plan para superarlo. No vale el «Mal de muchos,…..»

4 situaciones donde no es aconsejable una reunión

/ Francesc Mas / Deja un comentario

Reunión tradicionalEn las empresas y en otro tipo de organizaciones tenemos la tendencia a organizar reuniones con la idea de resolver temas y esto, desgraciadamente no siempre sucede.  Así que antes de agregar otra reunión a nuestros calendarios tenemos que ver si una reunión es la mejor manera de lograr el objetivo. No deberíamos programar una reunión si no debería programar una reunión si:

1- El tema no vale el tiempo de todos:

Hay veces que los temas pueden ser interesantes para todos, pero otras veces con dos o tres personas el tema quedaría hablado y solucionado, entonces ¿es lícito invertir el tiempo de todo el mundo?

2- No hay buena sintonía entre los miembros convocados a la reunión:

Si miembros del grupo están molestos y no están dispuestos a hablar poco provecho vamos a sacar de la reunión A veces, en situaciones de conflicto, es bueno que los miembros del grupo estén separados durante un tiempo y ya los volveremos a juntar cuando estén preparados para ello.

3- Cuando un miembro puede condicionar a otro:

Hay situaciones que se manejan mejor de uno en uno. Por ejemplo, en procesos de evaluación del desempeño de un empleado donde la privacidad puede ser muy importante para una mayor aportación de valor en el feedback, es mucho mejor realizar un proceso de reuniones individuales.

4- Interés en recabar muchas opiniones individuales:

Cuando necesitamos tener muchas opiniones individuales puede no ser la mejor opción realizar una reunión salvo que la realicemos con dinámicas específicas que inducen a la participación individual en un marco global como la metodología Lego Serious Play.

Cómo hacer reuniones eficaces con la Metodología Lego Serious Play

/ Francesc Mas / 1 comentario

Reunión LSPSegún los estudios realizados en una reunión el 20% de los participantes realizan el 80% de las aportaciones, entonces, ¿para que nos reunimos tanta gente?. Generalmente cuando asistes a una reunión, seas de los que más participan o de los que no participas en absoluto, enseguida te das cuenta de que el grado de participación es dispar. Pensando en positivo a mi me gusta pensar que es una pena, ya que se pierden un montón de buenas opiniones, que por diversos motivos nunca conoceremos. La mayoría de las veces los motivos tienen que ver con los propios participantes, son motivos como: – «yo no se hablar tan bien como él» – «no lo diré por qué ya lo han comentado» – «Mejor me callo, seguro que no les interesa» – «Wow!! cuánto saben!!!, quedaré fatal si doy mi opinión» – «No se que decir,….» – etc… Muchas veces son personas más introvertidas, que necesitan confianza con el grupo o bien que han tenido una experiencia negativa en el pasado y no quieren repetir. Los ejemplos anteriores se ven acrecentados por influencias dentro del grupo que crean una zona de control por parte de algunos miembros, que hace que unos pocos tomen la palabra y no pregunten a los demás, son personas que piensan «si los demás tienen algo que decir, que digan!!» o «Si no lo dicen es por qué no quieren», etc… Podemos cambiar esta dinámica con la metodología Lego Serious Play (LSP). En una reunión con LSP el 100% de los participantes a la reunión son miembros activos en la misma, expresan su opinión, muestran a los demás su opinión de forma tangible mediante la construcción de un modelo de Lego y este modelo (construcción que representa su «punto de vista u opinión») pasa a ser parte del paisaje que entre todos construyen. En definitiva, su opinión pasa a ser tenida en cuenta  y a ser considerada por todos. En uno de los últimos talleres que he realizado con la Metodología LSP se produjo un efecto en este sentido. En la fase inicial del taller ya se identificaba quienes eran los que más participaban y los que menos, como nadie conocía la metodología LSP se quedaron muy sorprendidos cuando vieron y oyeron a personas que no habían participado en las fases iniciales que de golpe tomaban la iniciativa, defendían su modelo y éste era tenido en cuenta por los demás miembros del taller.

Una reunión con Lego Serious Play garantiza la participación del 100% de los miembros de la reunión.

Más de 100.000 visitas!!!

/ Francesc Mas / Deja un comentario

Hola amigos, este post es de agradecimiento a todas y todos lo que me habéis seguido durante estos dos últimos años. Hace 2 años inicié este proyecto con la ilusión de compartir experiencias y conocimientos, pero también con el ánimo de poner en orden mis ideas. Son muchas las cosas que fluyen en mi cabeza y, a veces, al expresarlas unas se mezclan con las otras.

Mi afán de estar constantemente en continuo aprendizaje me ha permitido, a mi parecer, crear un blog donde se mezclan diversas temáticas con diversos contenidos. Alguas personas me han dicho: «Francesc, deberías centrarte en dos o tres cosas y profundizar en ellas». Seguro que tienen razón y que así las personas tendrían de mi una visión más de experto, pero quizás por mi pasado en diversas empresas, en diferentes posiciones y en múltiples posiciones de responsabilidad, pienso que uno debe estar preparado para hacer frente a lo que venga, y que lo que viene no avisa. Hay cosas de las que no se, hay otras que no me interesan y hay otras que no me gustan. Sobre todas éstas no escribo.

Quiero aprovechar este momento para hacheros participe de los post que más éxito han tenido, 7 formas de provocar curiosidad y captar la tensión del cliente, 8 técnicas para el cierre de la venta han sido los más leídos y comprar a mejor precio han sido los más leídos. Los que han causado más impacto han sido los que han hecho referencia a la metodología Lego Serious Play, técnica de la cual soy un fan y estoy certificado. Los que más comentarios han causado son todos los que he hablado del comportamiento del cliente y sobre negociación.

Muchas gracias a todos por vuestra generosidad y confianza.  En las próximas semanas os ofreceré novedades.

Un abrazo.

Francesc

Design Thinking con Lego Serious Play

/ Francesc Mas / Deja un comentario

Lego-Serious-Play-Madrid1

Hemos comentado en otro post las ventajas de trabajar con la metodología Lego Serious Play (LSP), vamos a ver ahora como LSP puede ayudar a desarrollar otro tipo de metodología utilizada en la resolución de problemas a través de la creación de nuevas ideas, el Design Thinking.

Dentro de la Metodología del Design Thinking en la fase de creación de ideas y de construcción de prototipos una de las metodologías que podemos utilizar es la Lego Serious Play por los siguientes motivos:

  1. Una vez tenemos definido el reto al que se enfrenta la empresa LSP nos permite construir potenciales soluciones de una manera muy creativa y participativa. Con LSP nos aseguramos que el 100% del equipo va a estar implicado en cada una de las soluciones lo cual va a ser muy beneficioso en la fase de testeo e implementación. Cuando hemos participado en el desarrollo de una solución nos implicamos de manera más notoria para que ésta funcione.
  1. Con LSP al trabajar con las manos tenemos que profundizar más en el desarrollo del modelo que proponemos para la solución, de otra manera no sería posible construirlo.
  1. La ventaja de trabajar los prototipos con Lego Serious Play es que hacemos visibles las soluciones en un paisaje donde también está representado el reto, lo cual nos va a permitir ver en que puntos concretos del problema cada uno de nuestros prototipos (soluciones) va a incidir, y ver que áreas quedan descubiertas ( es decir, sin solución) y/o que áreas quedan más cubiertas.
  1. Lego Serious Play es una metodología iterativa, al ser modelos modulares construidos con ladrillos LEGO nos permite modificar el modelo sobre el terreno, podemos unirlo a otro modelo y podemos incluso eliminarlo en función de las necesidades. Lo que debemos tener en cuenta es que para que la metodología sea efectiva cualquier modificación debe contar siempre con la aprobación de todos los participantes.
  1. Al ser un modelo visual podemos incluso confrontarlo con el usuario en una sesión de Focus Group. Esto permite hacer modificaciones teniendo en cuenta el cliente final, lo cual nos da unas mayores garantías de éxito en el lanzamiento final del producto o servicio.

 

Lego Serious Play, al ser un modelo participativo, hace que se generen más ideas  que las que podríamos generar con otra tipo de metodología.

Gestionar la toma de decisiones en las Cuentas Clave

/ Francesc Mas / Deja un comentario

ccObtener una decisión favorable, incluso una pequeña, puede ser una tarea ardua en las Cuentas Claves. Raramente es una sola persona en ellas la que toma la decisión de aceptar un producto o servicio. En cerca del 75% de los casos, hay al menos tres personas implicadas en el proceso de toma de decisiones.

Es importante, para el Key Account Manager (KAM), darse cuenta de que incluso cuando haya convencido a la persona con la que haya estado hablando, el trabajo puede no haber terminado. ¿Quién más se encuentra implicado?

Cada una de las Cuentas Claves con la que el KAM tenga tratos tendrá su particular proceso de toma de decisiones. No sólo el número de personas, sino también sus personalidades, sus relaciones de negocios entre ellos y su influencia sobre la decisión será diferente. En algunas cuentas puede haber tan sólo dos personas, pero en otras puede haber diez o más. El KAM tendrá que encontrar quiénes son para poderles influir. A veces, una sola persona se encarga de varias funciones; en otros casos cada función es desempeñada por un comité.

Para ello el KAM debe tener en cuenta los diferentes tipos de compradores con los que se puede encontrar y los factores que van a a ser críticos en la toma de decisiones.

1- Diferentes tipos de compradores:

El Iniciador.
Esta es la persona que primero identifica el problema, la idea, el interés o la necesidad de un producto o servicio.

Los Influenciadores.
Una persona, o personas, que conocen las necesidades y la posible solución, y pueden influir en la dirección de la decisión.

El Técnico.
El que puede facilitar la información que necesita la empresa del cliente para tomar una decisión. La forma en que esta persona ofrezca y presente la información es fundamental para la toma de decisiones.

El Usuario.
Las informaciones, opiniones y puntos de vista de esta persona afectarán también a la decisión final. A menudo esta información proviene del área de la empresa donde nuestro servicio va a dar utilidad directa.

Si el usuario es el «anti», entonces puede ser difícil forzar la situación.

El negociador.
Esta persona es a menudo una de las que negocia los términos y condiciones bajo las cuales se va a adquirir su producto o servicio. No es siempre la parte más importante del proceso de toma de decisiones.

El Económico o Responsable último.
Es el que decide, la persona que da la aprobación final a la decisión. Este individuo puede delegar en un Influenciador o, incluso, en cualquiera implicado en la cadena de la toma de decisiones, a menudo con instrucciones muy concretas.

La información y el conocimiento sobre esas personas y sus actividades es extremadamente valiosa y a menudo crítica durante la penetración en la cuenta. Estableciendo un esquema de quién desempeña cada una de esas actividades, cuál es su influencia real y cuál es la relación entre ellos, su estrategia frente a la Cuenta Clave será más efectiva.

2- Factores críticos en la toma de decisiones:

Mientras los altos responsables a menudo son los que toman las decisiones, hay dentro de la compañía otros que toman mini-decisiones que van conduciendo a la decisión final basada en ciertos factores conocidos como Factores Críticos de Toma de Decisión. Algunos de estos factores son:

Factores Financieros.   
– presupuestos o precios más bajos

– eficacia de costes

– relación calidad-precio

– costes operativos

– costes administrativos

– condiciones de crédito

-contribución a los beneficios globales

 Factores de Servicio:

– velocidad de puesta en marcha

– aceptación de responsabilidad

– aceptación de compromisos

– calidad del servicio de  mantenimiento

– su relación con el cliente

– formación/mejoras/garantías

 

Factores Socio-Políticos:            

– prestigio derivado de la compra

– imagen de los individuos de su empresa

– contacto de su personal con la empresa

 

Factores Personales:   

– respeto personal como resultado de una decisión

– placer en la compra

 

Cuando se desarrolla la investigación, los factores señalados y su importancia en la empresa a la que el KAM está vendiendo se hacen más evidentes. El KAM identificará cuáles son los más importantes para los contactos y cuándo es necesario reconducir los esfuerzos hacia los factores más valiosos en el Proceso de Toma de Decisiones.

 

 

 

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¿Por qué un Taller con metodología Lego® Serious Play®?

/ Francesc Mas / 1 comentario

la foto copiaEl método LEGO SERIOUS PLAY (LSP) es una forma de pensar, de comunicar y de tomar decisiones. Es una metodología para el desarrollo y la transformación organizacional, basada en el uso de las piezas de LEGO©

Objetivo de la Metodología LSP:

  1. Encontrar rápidamente las respuestas que la organización requiere para alcanzar sus objetivos.
  2. Definir, representar, compartir y acordar la visión de cada participante acerca del problema que se desea resolver mediante un modelo concreto.
  3. Reconocer y acordar los puntos en común.
  4. Proponer diversas soluciones y representarlas en forma comprensible y concreta.
  5. El modelo que representa sus conclusiones se construye mediante un escenario que simula la realidad, permitiendo una imagen concreta y clara que puede ser fotografiada, filmada o conservada como maqueta, lo que facilita su futuro análisis y reelaboración.

Los beneficios principales de la metodología son:

  • Desarrollar competencias que permitan innovar y mejorar el desempeño del personal de las organizaciones.
  • Crear un proceso de formación y transformación estratégica, innovador y profundamente vivencial.
  • Potenciar la conexión directa entre las manos y el área emocional de la mente para incrementar la innovación.
  • Acelerar el proceso de identificación, análisis y solución de un problema, favoreciendo de este modo la toma de decisiones, acciones concretas y el compromiso de todos los involucrados.

Con esta metodología se consigue:

  1. – Una mayor participación de los equipos
  2. – Más ideas
  3. – Mejores ideas
  4. – Más sentido de pertenencia y compromiso
  5. – Mejores resultados

¿Porqué un taller de Lego Serious Play?

Cuando las manos están ocupadas representando los problemas, la mente tiene la capacidad de analizarlos, afrontarlos y solucionarlos con mayor facilidad. Los talleres ponen foco a los problemas del PRESENTE. De este modo, a través del LEGO SERIOUS PLAY los participantes pueden:

  • Usar la experiencia de cada uno y compartirla con los demás.
  • Comprender qué piensa cada uno de su propia tarea y de la de los otros.
  • Identificar las mayores amenazas y las mejores oportunidades para su tarea
  • Diseñar las principales acciones.
  • Transformar algunas de estas posibilidades en oportunidades operativas concretas, para implementarlas rápidamente.

 

 

Cómo mejorar tu eficacia: El Método GTD

/ Francesc Mas / 1 comentario

productividad-3El consultor de productividad David Allen (2001) ha propuesto un enfoque sencillo y eficaz para la gestión de las tareas o actividades del día a día. El método se conoce como «Getting Things Done» o GTD. GTD está destinada a minimizar el estrés y la ansiedad, a la vez que maximizar la productividad-en el sentido de maximizar el número de tareas útiles realizadas, no en el sentido de lograr al máximo un objetivo dado.

El resultado previsto de la aplicación de GTD es ser capaz de mantenerse al día con un alto flujo de trabajo de una manera relajada. El principio fundamental es conseguir que todo lo que te está molestando quede fuera de tu mente colocado en una memoria externa confianza (sistema de archivos), para que puedas concentrarte en lo que realmente tienes que hacer ahora.

La gran ventaja del GTD es que es una opción personal, es decir, no necesitas que toda la empresa esté trabajando de la misma forma, como si ocurre con otros métodos.

El método GTD utiliza las siguientes etapas:

1- Recopilar

2- Procesar

3- Organizar

4- Revisar

5- Actuar

1- RECOPILAR

Recopila todas las tareas que merecen tu atención y que sean importantes para ti como, correos electrónicos, llamadas telefónicas, notas, cartas, etc… guárdalos  en “recipientes” externos y/o electrónicos (bandejas de entrada, buzones de correo electrónico, blocs de notas, mensajes de voz, etc) . Utiliza tan pocos recipientes como puedas.
Una vez recopilado, el siguiente paso es Procesar y Organizar el material recopilado para ir vaciándolo de forma regular.

2- PROCESAR

Procesar significa tomar decisiones sobre cada una de las tareas que has recopilado. Empieza por la de arriba, sin tener en cuenta su importancia relativa y toma decisiones de futuro orientadas a la acción sobre cada una de las tareas, de una en una, hasta el final. Te puedes encontrar con dos situaciones:

–       Qué la tarea no te permita realizar ningúna acción.

–       Qué la tarea SI te permita realizar alguna acción

Si en alguna tarea no puedes realizar ninguna acción debes decidir una de estas 3 opciones:

–       Tirárla  a la papelera

–       Dejarla a un lado por si más adelante la necesitas

–       archívala como referencia para tenerlo a mano

Si la tarea es accionable decide cuál va a ser la próxima acción física y Organízala.

3. ORGANIZAR

Agrupa las tareas accionables en categorías identificables y revisables. Las 3 categorías son:

–       Si la acción requiere menos de dos minutos, hazla.

–       Acciones a delegar, ponla en la “lista de espera”.

–       Lista de Proyectos pendientes (pospón la actividad y ponla en una lista de próximas tareas  o en una carpeta de acciones pendientes y en el Calendario)

POR ENCIMA DE TODO: NO DEVUELVAS LA TAREA AL CAJÓN!!!!

 4- REVISAR

Revisa gradualmente el proceso, para mantenerlo todo funcionando y así te permitirá ser más eficiente y productivo.¿Con qué frecuencia debes revisar el sistema?

1-    Diariamente:

– El Calendario y la “lista próximas tareas”

2-    Semanalmente:

– Lista de Proyecto

– Tareas a delegar

– Tareas en Lista de Espera

3-    Mensualmente:

– Panorama completo

5- Actuar

 Para actuar es imprescindible tener todas sus listas de tareas pendientes hasta a la fecha a mano, y decidir ¿qué debe hacer en este momento? Para este paso Allen propone “El modelo de los 4 criterios” para decidir la acción a hacer en cada momento. Este modelo tiene en cuenta los siguientes factores en el orden indicado :

1 . Contexto: ¿Qué se puede hacer aquí y ahora? 

No se pueden hacer las mismas acciones cuando te encuentras en tu mesa como cuando estás caminando en la calle. El contexto limita sus opciones a las tareas que puedes llevar a cabo. Si tu tienes un gran número de acciones pendientes , se recomienda clasificarlos por el contexto ( «oficina», » casa» , » calle » , “avión”, etc ) , por lo que las acciones que requieran el mismo contexto se pueden realizar fácilmente juntas.

2 . Tiempo disponible : ¿Cuánto tiempo tienes ahora?

Ajustar la duración de la próxima acción que elijas a la cantidad de tiempo disponible : si el tiempo es limitado, hacer acciones cortas.

3 . Energía disponible : ¿Cuánta energía tienes en este momento?

Adapta tu elección  de acción a realizar a tu nivel de energía física y mental : cuando estás cansado hacer sólo las acciones de rutina y mantener acciones difíciles para cuando estés con más energía.

4 . Prioridad: ¿Cuáles son tus prioridades?

Dado el contexto , el tiempo y la energía disponible , ¿qué acciones se deben hacer primero ?