Liderando Organizaciones Ágiles

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El 17 de febrero de 2001 diecisiete críticos de los modelos de mejora del desarrollo de software basados en procesos, se reunieron con la finalidad de cambiar como se habían desarrollado las cosas en su campo hasta ese momento y establecieron una nueva forma de trabajar que trasladaron a un Manifiesto, llamado Manifiesto Agile que se basa en 4 puntos:

  • Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
  • Software funcionando sobre documentación extensiva
  • Colaboración con el cliente sobre negociación contractual
  • Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan

Estos 4 puntos dieron lugar a 12 principios donde los temas más importantes a destacar son la entrega temprana de la solución al cliente para que la pueda probar y al recibir su feedback poder iterar e ir cambiando para mejorar la solución, que todo lo desarrollado fuera lo más simple posible o la aceptación de que a lo largo del desarrollo de la solución los requisitos pueda ir cambiando.

Con todo esto el desarrollo ágil de software cambia el enfoque para la toma de decisiones en los proyectos de software, que pasa a métodos basados en el desarrollo iterativo e incremental, donde los requisitos y soluciones evolucionan con el tiempo según la necesidad del proyecto.

Esta nueva forma de hacer dio lugar a nuevas metodologías de trabajo en la Gestión de Proyectos como Kanban, Scrum y otras.

En los dos últimos años lo que hemos hecho ha sido llevar esta forma de desarrollar software a otros niveles de la organización con la finalidad de crear Organizaciones Agile, organizaciones que aplican en su día a día los 4 principales puntos del Manifiesto Agile en todas las cosas que hacen.

¿Qué es una Organización Agile?

Son equipos de trabajo con una cultura que pone el foco en las personas, poniéndolas en primer lugar, y que opera en ciclos rápidos de Aprendizaje y de Toma de Decisiones, y esto con un firme propósito de Crear Valor para los clientes y para la compañía. Esta forma ágil de trabajar le permite hacer frente a situaciones VUCA (Volátiles, Inciertas, Complejas y Ambiguas) de forma eficaz al poder modificar de forma rápida estrategias, procesos, etc… para seguir cerca el cubrir las necesidades del cliente y de la empresa.

Según un reciente estudio realizado por MacKinsey hay 5 aspectos que son característicos de una Organización Agile:

  1. Cambio de Mentalidad: Foco al Cliente para aportar ValorSe crean equipos que lo que les une es la pasión por crecer, por aportar valor al cliente con la mayor rapidez y una alta disposición a cambiar las cosas si es necesario. Están cerca del cliente y utilizan muchas de las herramientas de experiencia cliente como Mapa de Empatía o Mapa de Itinerarios del Cliente.
  2. Empowerment al Equipo de trabajo:Las decisiones se toman lo más cercano posible al punto de desarrollo e implementación. Son equipos que se basan en la responsabilidad como palabra clave. Son estructuras planas, con roles perfectamente definidos y que son y se sienten empoderados por la organización. Este tipo de estructura confiere una mayor rapidez, un mejor conocimiento de las necesidades del cliente y un mejor control del desarrollo de la solución.
  3. Toma de Decisiones rápidas:Fruto del empoderamiento estos equipos toman decisiones de forma rápida fruto del aprendizaje de las demos que van realizando y del feedback que reciben del cliente.Esta forma de trabajar rápida afecta a todos los niveles, por ello es importante tener en cuenta que no basta con que una parte de la organización ( por ejemplo la que está más cerca del cliente) trabaje de forma ágil para decir que somos una Organización Agile, al final toda la empresa se ve involucrada.
  4. Poner a las Personas Primero (Put People First)Generar una forma de trabajar Colaborativa y Afectiva, donde todo el mundo suma y esto permite a la empresa avanzar con mayor rapidez.El liderazgo, en la Organización Agile, facilita que las personas sientan que están en un ambiente donde pueden desarrollar, probar, mejorar, cambiar,…es decir, sienten que están respaldadas. Esto les permite crecer y aprender y la siguiente vez ser mucho más rápidos. Esto lleva al desarrollo de talento dentro de la organización.

    Estas organizaciones generan comportamientos positivos en las relaciones entre sus miembros.

  5. Tecnología adaptada al cambio

    Todo lo anterior nos lleva, dice MacKinsey, a la necesidad de modificar las soluciones tecnológicas actuales. Es decir, de pasar de tener soluciones para cumplir con las necesidades actuales a tener unas tecnologías que nos ayuden a generar la mayor aportación al cliente y a adelantarnos a sus necesidades.

De mi experiencia al realizar Procesos de Transformación Agile en diversas empresas he denotado que es muy importante que se cumplan los siguientes puntos:

  • Que los máximos responsables apoyen el iniciar en la empresa, o parte de ella, el proceso de Transformación Agile. No digo que sea importante que los máximos responsables trabajen en Agile, lo importante es que estén de acuerdo.
  • Que el desarrollo se haga por etapas, por departamentos, áreas, etc…no toda la organización a la vez. La Metodología Agile nos exige modificar viejos paradigmas y antiguas formas de hacer y esto no es de hoy para mañana. Uno de los ejemplos que a menudo nos encontramos es en la Toma de Decisiones. Generalmente en las organizaciones todo el mundo tiene su opinión y su forma de ver las cosas, pero hacen lo que “el jefe” dice, cuando empoderas a las personas y dejas en sus manos las decisiones esto “obliga” a tomarse un tiempo para aprender a hacerlo.
  • No abandonar al equipo.Como en todo proceso de aprendizaje el conocimiento todo el mundo lo entiende de forma rápida pero la aplicación del mismo necesita de un seguimiento exhaustivo.
  • Enseguida que se pueda poner en marcha otro equipo. No es bueno que una parte de la organización se sienta aislada con esta nueva forma de trabajar. Una nueva forma de trabajar representa en las fases iniciales un esfuerzo adicional, si no se siente respaldados por otro equipos que empiezan a trabajar igual, la tentación será abandonar.
  • Dar reconocimiento constante y escuchar el feedback del cliente.Este es uno de los puntos más importantes, nosotros les debemos dar reconocimiento por el esfuerzo que están realizando pero lo más importante y lo que más les va motivar a seguir trabajando de forma ágil es que el cliente perciba que esta forma nueva de trabajar es mejor para él.

Top 5 Benefits of to Play in the Workplace

 

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Every day we are strongly focused on work and family and we have little time to enjoy other things. At some point, when passing from child to adult, people stop playing, some because “it is a children’s thing”, others because of vagrancy, some because of loss some skills (almost always because of lack of training), but mostly we stop playing because a change of habits, we change the games by the television or any mobile device. But being an adult does not mean that we have to stop playing, just like children, we can learn a lot by playing and a lot of games uses the same rules as a business world.

Why do adults also need to play?

Playing is not only essential for children, it is an important way to relax, learn and motivate also for adults. By playing we enhance our imagination, creativity, problem-solving ability and feel good about ourselves.
By playing we forget the problems and we are focussing on the experience of the game, that we are ‘living’ at the moment, not in our goals, what we are ‘playing in the present moment’,  we call this Playfulness (being conscious in the moment Present through the game). When you are in Playfulness you need nothing more to do than to continue playing with the others, and with yourself, in order to be well and and learn.
For this reason, posing challenges of our day to day at work as if they were a game allows us to have another vision of the problems, a more playful vision and therefore more attractive from the point of view to follow to the end and find the solution of the game.

The Benefits of Playfulness in Adults

Playing is crucial in all ages. Playing can make you happier, reduce stress, learn more and faster and connect with others in an active way. By playing you do things with more desire and this increases productivity and efficiency. Introducing “game” elements in the day to day business is beneficial for people and for results, and the results are superior when more than one person participates in the game.
The most important benefits of introducing the game into the day-to-day business are:

Reduces stress:
Playing and having fun triggers release endorphin, the hormone of well-being. Feeling good about working is essential to reduce stress.
Improves brain functions:
Carry out fun brain-challenging activities such as playing chess or solving puzzles, improving brain function, making it more agile, faster and focusing on the solution. Daily challenges on the job, as a game, makes it more attractive.
Stimulate the mind and encourage creativity:
Young children learn better when they are playing, and that principle also applies to adults. We learn a new task better when it’s fun and we’re relaxed. To pose problems as a game stimulates the imagination, facilitating the adaptation to new situations (role play) and to solve problems (games of riddles and Escape Room).
Improve interpersonal relationships and connection with others:
Sharing games fosters empathy, compassion, confidence and allow us to known better to others. The game can help us relax in stressful situations, it’s a icebreaker with strangers, make new friends and establish a new business relationship.
It keeps you energetic and with positive thinking:
In the words of George Bernard Shaw, “We do not stop playing because we get older, we get older because we stop playing.” Playing makes us more resilient in all aspects, both personal and professional. The challenges that we have to face in the game are a mirror of our day to day.
More and more companies are assuming that “play” in the company facilitates the learning and acquisition of skills and abilities that previously needed a long time to be integrated into people. This is why more and more events dedicated to playfulness, such as # play14 are so well received. In this event, professionals from different countries, we share practices and dynamics that strengthen, improve and teach the skills and abilities that are necessary to compete successfully in our day to day.

Mindfulness at Work

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A menudo el reto es como ser conscientes, en el día a día, de lo que estamos haciendo en el trabajo, cuando los mails no paran de entrar, el teléfono suena constantemente, vamos de reunión en reunión y tenemos que tomar decisiones con muy poca información. Frente a este entorno, aunque parezca mentira, tenemos situaciones donde podemos ser más conscientes de lo que estamos haciendo.

¿Como lo podemos hacer? Practicando Mindfulness o Atención Plena

Veamos algunas cosas que podríamos hacer en el lugar de trabajo.

1- Ser y Estar en el momento presente
Diversos estudios de la Universidad de Harvard han demostrado que el 47% del tiempo que pasamos en el trabajo estamos pensando en cosas diferentes a las que estamos haciendo, esto significa que no estamos concentrados y atentos por lo que tenemos que estar. Ponemos en marcha el piloto automático y, sobre aquellas cosas que ya sabemos hacer, actuamos sin estar presentes. Luego surgen los errores, los costes asociados y la pérdida de tiempo. Hacer lo contrario parece simple, pero en el día a día aparecen nuestros hábitos y hacemos las cosas como las hemos hecho siempre.

Algunas cosas que podemos hacer para estar y ser en el momento presente al 100% son:

  • Antes de tomar decisiones párate y concéntrate en tus sensaciones y emociones, ¿qué sientes en este momento? Sólo pararte este instante hará que tomes las decisiones de forma más consciente y consistente.
  • Haz un esfuerzo para trabajar de forma consciente, fijándote en cada cosa que haces (esto puede suponer ir un poco más lento al inicio), por ejemplo, al llamar por teléfono. Cuando llames concéntrate y siente tu dedo presionando el móvil, como se mueve el dedo al pasar de un número a otro,…
  • Al sentarte en la mesa conecta con tus sentidos, céntrate en cómo estás sentado, en cómo te sientes, como te afectan los aspectos externos,…

2- Se consciente del estrés
Ante situaciones que percibimos peligro el cuerpo y la mente se preparan para la lucha o la huida. Lo hacen de forma automática, no permitiendo decidir tu una respuesta. Esto sucede antes muchas situaciones de estrés. El motivo principal es que el cuerpo y la mente perciben el estrés como algo negativo, y no somos conscientes de que como más fuerte es el estrés mayor necesidad tenemos de controlar nuestra respuesta de forma consciente. La práctica diaria de Mindfulness hace que la mente se calme y ante situaciones estresantes podamos responder de forma adecuada en función de nuestras necesidades. Ésta es una situación típica en un proceso de negociación, cuando las cosas no marchan como nos gustaría, nos estresamos y a veces nos dejamos llevar por la situación, y es justo en este momento que necesitamos dar una respuesta lo máximo consciente posible.

3- Trabaja en tarea única
Para ser eficiente debes dedicarte a hacer una única tarea cada vez. La multitarea te obliga a estar constantemente distraído saltando de una tarea a otra y siendo menos productivo. La tarea única te va a permitir estar concentrado en lo que debes hacer y cometer menos errores.

4- ”Vísteme despacio que tengo prisa”
Bajar el ritmo en el trabajo nos hace ser más eficientes y productivos, ya que estamos concentrados en lo que hacemos. Cometemos menos errores, disminuye la frustración y somos más resilentes.

5- Usa recordatorios
El estado natural de la mente es estar vagando de pensamiento en pensamiento y en casi la mitad del tiempo no está concentrado en lo que está haciendo. La mente está en piloto automático y gastando la mínima energía posible. Esto se ha demostrado que tiene un impacto negativo en las tareas diarias ya que baja la creatividad, la profundidad de los razonamientos y se incrementan los errores.

Hay diversas cosas que puedes hacer:

  • Poner una alarma, por ejemplo, cada hora en tu teléfono, te recordará que debes estar presente en lo que estás haciendo.
  • Relacionar algunas actividades con prácticas de Mindfulness, por ejemplo, al ir al baño podemos caminar de forma consciente, estando pendientes de la pisada.


6- Usa ejercicios de concentración cortos
Durante la jornada párate durante cortos espacios de tiempo ( 1 o 2 minutos) y concéntrate en alguna sensación, en tu brazo, en la mano, en la escritura,…no es necesario cerrar los ojos, sólo concéntrate. Estos ejercicios te harán sentir tu mente más equilibrada y te va a ser más fácil enfrentarte respondiendo a las distintas situaciones en lugar de reaccionar.

7- Se agradecido
Las personas tenemos tendencia a centrarnos en lo negativo, tenemos tendencia a ver lo que sale mal. Lo que sale bien lo consideramos normal y no le damos importancia. Pensar así cada día, al final nos desequilibra hacia la negatividad.

La gratitud es el antídoto. Muchas pruebas sugieren que practicar gratitud te hace sentir mejor y tiene un impacto positivo en tu creatividad, salud, relaciones y calidad de trabajo. La gratitud hace que el estar en el trabajo y en casa sea más positivo, y ser consciente de lo que está yendo bien nos hace  más resilentes.

8- Se humilde
Acéptate tal como eres, no quieras demostrar que eres otra persona. Mindfulness está centrado en aceptarte en ser como eres, aquí y ahora. Te permite estar abierto a los demás y aprender de ellos.

La práctica diaria de Mindfulness reduce la actividad de la parte del cerebro que hace que tu hables de ti, lo que conocemos como el yo narrativo. Esto te permite centrarte en lo que tienen que ver los demás en la consecución de los éxitos y de tus éxitos.

Para ello puedes:

  • Pensar en las personas que han hecho posible que tu estés donde estás y tengas lo que tienes.
  • Valorar y agradecer la opinión de los demás, aunque sea contraria a la tuya y no te guste inicialmente, sin juzgar.


9- Acepta las cosas tal como son
Mindfulness es vivir el aquí y el ahora, instante tras instante, tal como es, sin pretender que sea otra cosa. Por ello es muy importante aceptar las cosas tal como son. A menudo no cerramos la venta que deseábamos, ni los empleados o jefes se comportan como habíamos imaginado, pero esto es lo que hay, no otra cosa. Esto no es resignación ni abandono, es aceptar la realidad tal como es. Una vez aceptada la realidad, tenemos que aprender de nuestros errores y actuar en consecuencia, liderando el cambio.

10- Adopta mentalidad de crecimiento personal
Carol Dweck, de la Universidad de Standford, ha encontrado en sus estudios, que las personas tienen básicamente dos tipos de mentalidades, la mentalidad de crecimiento personal y la de estancamiento. En la primera las personas piensan que pueden estar aprendiendo toda la vida y se esfuerzan por ello, en la segunda piensan que las cosas suceden fruto de factores externos, por lo cual no vale la pena aprender más.
Recientes estudios con escaneo cerebral han revelado que las personas con una mentalidad de crecimiento personal producen cambios en el cerebro que potencian su resiliencia.

Mindfulness esta ligado a mente de crecimiento, aceptando las cosas que ocurren en el momento presente, sin juzgarlas y aceptando tal como son, y estando abierto a nuevas posibilidades y oportunidades.

Basado en los estudios de Carol Dweck de la Universidad de Stanford, para desarrollar una mentalidad de crecimiento personal debemos seguir 4 pasos:

  • Ser consciente cuando tu mente dice “ya no puedo más”
  • Ser consciente de que la decisión es tuya, pararte o empezar a moverte
  • Preguntarte y ser consciente del porqué te cuesta moverte hacia otra acción
  • Empezar acciones que te lleven a una mentalidad de crecimiento personal