4 situaciones donde no es aconsejable una reunión

Reunión tradicionalEn las empresas y en otro tipo de organizaciones tenemos la tendencia a organizar reuniones con la idea de resolver temas y esto, desgraciadamente no siempre sucede.  Así que antes de agregar otra reunión a nuestros calendarios tenemos que ver si una reunión es la mejor manera de lograr el objetivo. No deberíamos programar una reunión si no debería programar una reunión si:

1- El tema no vale el tiempo de todos:

Hay veces que los temas pueden ser interesantes para todos, pero otras veces con dos o tres personas el tema quedaría hablado y solucionado, entonces ¿es lícito invertir el tiempo de todo el mundo?

2- No hay buena sintonía entre los miembros convocados a la reunión:

Si miembros del grupo están molestos y no están dispuestos a hablar poco provecho vamos a sacar de la reunión A veces, en situaciones de conflicto, es bueno que los miembros del grupo estén separados durante un tiempo y ya los volveremos a juntar cuando estén preparados para ello.

3- Cuando un miembro puede condicionar a otro:

Hay situaciones que se manejan mejor de uno en uno. Por ejemplo, en procesos de evaluación del desempeño de un empleado donde la privacidad puede ser muy importante para una mayor aportación de valor en el feedback, es mucho mejor realizar un proceso de reuniones individuales.

4- Interés en recabar muchas opiniones individuales:

Cuando necesitamos tener muchas opiniones individuales puede no ser la mejor opción realizar una reunión salvo que la realicemos con dinámicas específicas que inducen a la participación individual en un marco global como la metodología Lego Serious Play.

Cómo hacer reuniones eficaces con la Metodología Lego Serious Play

Reunión LSPSegún los estudios realizados en una reunión el 20% de los participantes realizan el 80% de las aportaciones, entonces, ¿para que nos reunimos tanta gente?. Generalmente cuando asistes a una reunión, seas de los que más participan o de los que no participas en absoluto, enseguida te das cuenta de que el grado de participación es dispar. Pensando en positivo a mi me gusta pensar que es una pena, ya que se pierden un montón de buenas opiniones, que por diversos motivos nunca conoceremos. La mayoría de las veces los motivos tienen que ver con los propios participantes, son motivos como: – “yo no se hablar tan bien como él” – “no lo diré por qué ya lo han comentado” – “Mejor me callo, seguro que no les interesa” – “Wow!! cuánto saben!!!, quedaré fatal si doy mi opinión” – “No se que decir,….” – etc… Muchas veces son personas más introvertidas, que necesitan confianza con el grupo o bien que han tenido una experiencia negativa en el pasado y no quieren repetir. Los ejemplos anteriores se ven acrecentados por influencias dentro del grupo que crean una zona de control por parte de algunos miembros, que hace que unos pocos tomen la palabra y no pregunten a los demás, son personas que piensan “si los demás tienen algo que decir, que digan!!” o “Si no lo dicen es por qué no quieren”, etc… Podemos cambiar esta dinámica con la metodología Lego Serious Play (LSP). En una reunión con LSP el 100% de los participantes a la reunión son miembros activos en la misma, expresan su opinión, muestran a los demás su opinión de forma tangible mediante la construcción de un modelo de Lego y este modelo (construcción que representa su “punto de vista u opinión”) pasa a ser parte del paisaje que entre todos construyen. En definitiva, su opinión pasa a ser tenida en cuenta  y a ser considerada por todos. En uno de los últimos talleres que he realizado con la Metodología LSP se produjo un efecto en este sentido. En la fase inicial del taller ya se identificaba quienes eran los que más participaban y los que menos, como nadie conocía la metodología LSP se quedaron muy sorprendidos cuando vieron y oyeron a personas que no habían participado en las fases iniciales que de golpe tomaban la iniciativa, defendían su modelo y éste era tenido en cuenta por los demás miembros del taller.

Una reunión con Lego Serious Play garantiza la participación del 100% de los miembros de la reunión.